В своей повседневной работе все мы все чаще сталкиваемся с необходимостью вести деловую переписку по электронной почте. Чтобы эта переписка была наиболее эффективной, необходимо соблюдать некоторые правила.
Перед тем, как о чем-то написать – неоднократно продумайте содержание и форму письма. Оно должно быть максимально понятным, и ни в коем случае не перегружено лишней информацией. Всегда помните, что умение ценить чужое время – это одно из важных качеств настоящего профессионала.
Не забывайте, кому вы пишете, что вы пишете и зачем. В дальнейшем, при возникновении каких либо конфликтных ситуаций, написанное вами может быть использовано против вас.
Не стоит высылать человеку пустое письмо с прикрепленным к нему файлом или другим приложением. Обязательно сопроводите его коротким текстом. К примеру, высылая предложение потенциальному клиенту купить фотоаппарат, и прикрепив к нему файл с подробным описанием товара, обязательно напишите что-то в стиле «посмотрите на наше предложение этой модели фотоаппарата в прикрепленном файле», иначе ваше письмо имеет большие шансы быть расцененным как спам, и информация не дойдет до адресата.
Обязательно пишите тему сообщения. Опять-таки, для того, чтобы избежать участи спама, а также для того, чтобы в дальнейшем ваше письмо проще было найти.
Не стоит весь текст письма писать заглавными буквами. Иногда кажется, что таким образом подчеркивается важность сообщения, но чаще всего эффект оказывается противоположным.
Следите за орфографией и грамматикой. Безграмотность никогда не способствовала формированию позитивного имиджа. Ну и также не забывайте о том, что деловую переписку очень часто просматривают руководители компаний. Не пишите ничего на личные темы, иначе будьте готовы к тому, что придется отвечать на различные неудобные вопросы шефа.
25/11/2013
По материалам: startjob.com.ua
